Beschwerdeverfahren
Beschwerdeverfahren
Gemäß Artikel 15 der Satzung der Vereinigung richtet der CSC-Vorstand den folgenden Beschwerdemanagementprozess ein, einschließlich der Einrichtung des Beschwerdemanagementausschusses (Grievance Management Committee GMC), für das Concrete Sustainability Council.
1. Ziele
2. Potenzielle Beschwerdeführer
3. Beschwerdebereiche
4. Informeller Beschluss
5. Einreichungsanforderungen
6. Beschwerdemanagementausschuss
7. Interessenkonflikt
8. Einreichung und Beurteilung der Zulässigkeit der Beschwerde
9. Formelle Prüfung der Beschwerde
10. Berufung beim GMC gegen eine Entscheidung des Exekutivkomitees
11. Formelle Entscheidung der Beschwerde
12. Berufung gegen eine Entscheidung
13. Transparenz
14. Vertraulichkeit
15. Kosten
1. Ziele
Der CSC-Beschwerdemanagementprozess zielt darauf ab, Folgendes bereitzustellen: • eine klare Anlaufstelle für Beschwerden, die von CSC-Mitgliedern und Interessenvertretern vorgebracht werden, die formell an der Vereinigung beteiligt sind (1);
• ein transparentes und unparteiisches Verfahren und eine Schlichtung zur Behandlung von Beschwerden unter Berücksichtigung sensibler Informationen;
• ein glaubwürdiges, effizientes und lösungsorientiertes Schiedsverfahren.
2. Potenzielle Beschwerdeführer
Das Beschwerdemanagementverfahren steht nur offen für:
• Mitglieder der Vereinigung
• die Benutzer des Zertifizierungssystems und
• die formell an der Vereingung beteiligten Akteure (1).
3. Beschwerdebereiche
Das Beschwerdemanagementverfahren gilt nur für Beschwerden zwischen: • Dem CSC und
• Mitglieder des Vereins; oder
• formell beteiligte Stakeholder; oder
• Benutzer des Zertifizierungssystems.
Damit dieser Beschwerdemanagementprozess angewendet werden kann, muss eine Beschwerde direkt relevant für die Prozesse sein, die in einem oder mehreren der folgenden CSC-Dokumente erläutert werden:
• Statuten;
• Satzung und Geschäftsordnung;
• Mitgliedschaftsbedingungen und -antrag und zugehörige Richtlinien;
• Die CSC-Handbücher und ihre Überarbeitungsverfahren;
• Die lokale Anpassung des CSC-Handbuchs
Alle Beschwerden, die außerhalb des Geltungsbereichs der in den oben genannten Dokumenten erläuterten Prozesse liegen oder an denen die oben aufgeführten Parteien nicht beteiligt sind, werden von diesem Beschwerdemanagementprozess nicht berücksichtigt.
Von CSC-Mitgliedern wird erwartet, dass sie ihre eigenen Beschwerdemechanismen haben, um Beschwerden zu lösen, die nicht in die Beschwerdebereiche fallen, die vom CSC-Beschwerdemanagementprozess behandelt werden.
4. Informeller Beschluss
Das CSC ermutigt seine Mitglieder und Interessengruppen, vor Inanspruchnahme des Beschwerdemanagementprozesses eine gütliche Einigung für jede Beschwerde direkt mit der Person, dem Unternehmen oder dem Organ der Vereinigung zu suchen, deren Handlung oder Entscheidung Gegenstand der Beschwerde ist.
5. Einreichungserfordernisse
Wie in Artikel 15 der Satzung vorgeschrieben, ist die Beschwerde
• schriftlich an folgende E-Mail-Adresse einzureichen: hier
• beim Sekretariat der Vereinigung zu hinterlegen; und
• und die Art der Beschwerde zu dokumentieren.
Die schriftliche Beschwerde sollte auch die relevanten Kontaktdaten für die Zusendung von Benachrichtigungen und Informationen zum Beschwerdemanagementprozess sowie alle relevanten Informationen zu einem früheren Versuch einer informellen Beilegung der Beschwerde enthalten.
6. Beschwerdemanagementausschuss
Rolle: Das Grevance Management Committee (GMC) dient als:
1. das Organ, das das Beschwerdeverfahren verwaltet und beschwerdebezogene Beschlüsse für Entscheidungen des CSC-Vorstands (ExCo) vorbereitet;
2. das Prüfungs- und Entscheidungsorgan, wenn der Vorstand an einem Beschwerdeverfahren beteiligt ist. Zusammensetzung: Das GMC besteht aus dem CSC-Vorsitzenden, dem Vorsitzenden des Technischen Ausschusses des CSC und einem Vertreter eines regionalen Systembetreibers (RSO), der vom Exekutivkomitee (ExCo) für vier Jahre aus einer Liste freiwilliger RSO-ExCo-Mitglieder ernannt wird. Ehrenamtliche Mitglieder ruft der Vorsitzende des Vereins rechtzeitig auf.
Entscheidungsfindung: Das GMC trifft Entscheidungen im Konsens (kein anhaltender Widerstand).
7. Interessenkonflikt
Ein Mitglied des Beschwerdemanagementausschusses und des Exekutivausschusses darf nicht an der Diskussion und Entscheidungsfindung im Zusammenhang mit einer Beschwerde teilnehmen, an der dieses Mitglied direkt beteiligt ist.
Für den Fall, dass ein Mitglied des Beschwerdemanagementausschusses oder des Exekutivausschusses einen potenziellen oder tatsächlichen Interessenkonflikt bei der Teilnahme am Beschwerdemanagementprozess hat, muss dieses Mitglied den ExCo über den Vorsitzenden der Vereinigung informieren, sobald es davon Kenntnis erlangt diesen Interessenkonflikt. Betrifft ein Interessenkonflikt ein Mitglied des GMC, ernennt das ExCo einen vorübergehenden Ersatz für den jeweiligen Beschwerdemanagementprozess.“
8. Einreichung und Beurteilung der Zulässigkeit der Beschwerde
a. Nach Erhalt einer gemäß Artikel 15 der Satzung eingereichten Beschwerde benachrichtigt das Sekretariat der Vereinigung innerhalb von 15 Tagen die in der Beschwerde genannten Parteien über ihre Einreichung bei der Vereinigung und stellt ihnen und allen GMC-Mitgliedern Kopien davon zur Verfügung die vom Beschwerdeführer eingereichten Unterlagen.
b. Das GMC prüft die Zulässigkeit der Beschwerde innerhalb von 30 Tagen und gibt gegenüber dem ExCo eine Empfehlung zur Zulässigkeit ab.
c. Über die Zulässigkeit der Beschwerde entscheidet der ExCo bei seiner nächsten ordentlichen Sitzung. Wenn die ExCo selbst Partei der Beschwerde ist, wird die endgültige Entscheidung über deren Zulässigkeit vom GMC getroffen.
d. Das Sekretariat der Vereinigung teilt den Beschwerdeparteien innerhalb von 15 Tagen nach der Zulässigkeitsentscheidung mit, ob die Beschwerde formell geprüft oder abgelehnt wird.
e. Wird die Beschwerde als unzulässig erachtet, wird das Verfahren nicht weitergeführt.
9. Formelle Prüfung der Beschwerde
a. Wenn die Beschwerde formell geprüft wurde, haben die Parteien 60 Tage Zeit, um (zusätzliche) schriftliche Eingaben einzureichen, um ihre Ansicht zu untermauern.
10. Formelle Entscheidung der Beschwerde
a. Das GMC gibt innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Frist zur Einreichung von (weiteren) schriftlichen Eingaben eine abschließende Empfehlung bezüglich der Beschwerde an das ExCo ab. Die Empfehlung kann einen Aktionsplan mit dem Ziel eines Interessenausgleichs beinhalten.
b. Der ExCo schließt die Beschwerde spätestens während seiner nächsten regulären Sitzung ab. Wenn die ExCo selbst Partei der Beschwerde ist, wird die endgültige Entscheidung über die Beschwerde vom GMC getroffen.
c. Das Sekretariat der Vereinigung teilt den Parteien die Entscheidung innerhalb von 15 Tagen nach der Entscheidung mit.
11. Berufung gegen eine Entscheidung
Wenn eine der Beschwerdeparteien mit der Entscheidung nicht zufrieden ist, kann sie innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Mitteilung über die Entscheidung Berufung gegen die Entscheidung einlegen.
Der Rechtsbehelf gegen eine Entscheidung ist analog zu den Abschnitten 8, 9 und 10 dieses Dokuments geregelt.
Die förmliche Entscheidung über eine Beschwerde ist endgültig, und das Verfahren wird nicht weitergeführt, d. h. es ist keine Beschwerde gegen diese Entscheidung möglich.
12. Beachten Sie die Fristen
Fristen beziehen sich auf die Anzahl der Tage nach Erhalt des Dokuments, die im vorherigen Schritt festgelegt wurden. Dokumente gelten als zugegangen, wenn sie per E-Mail an die Adresse gesendet werden, die entweder dem Verband als Kontaktadresse für das betreffende Mitglied oder die betreffende Partei, in der schriftlichen Beschwerde oder in der schriftlichen Antwort auf die Beschwerde angegeben wurde: am nächsten Geschäftstag nach dem Tag der Dokumente wurden per E-Mail verschickt.
13. Transparenz
Um Rechenschaftspflicht und Transparenz zu gewährleisten, werden die Ergebnisse eines Beschwerdemanagementprozesses den Mitgliedern der Vereinigung innerhalb von 30 Tagen nach der Entscheidung gemeldet.
14. Vertraulichkeit
Die an einem Beschwerdemanagementprozess beteiligten Mitglieder des Exekutivkomitees und des GMC sind verpflichtet, alle von den Parteien im Beschwerdemanagementprozess bereitgestellten Informationen vertraulich zu behandeln.
15. Kosten
Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten für die Teilnahme an einem Beschwerdemanagementverfahren. Direkte Kosten, die dem CSC für die Bearbeitung einer Beschwerde entstehen, werden aufgeteilt und den an der Beschwerde beteiligten Parteien zugewiesen und dem CSC erstattet.
(1) An der Vereinigung formell beteiligte Interessengruppen sind: Nicht-CSC-Mitglieder, die Mitglieder eines der Ausschüsse des CSC sind, einschließlich des Beratungsausschusses, oder an der Überarbeitung des Systems beteiligte Experten.
Genf, 31. März 2021